Compliance: entender para implementar

Comentários (0) Gene Explica

A palavra corrupção nunca esteve tão em evidência no País como nos últimos anos, principalmente por conta da Lei Anticorrupção 12.846, que depois da regulamentação, passou a punir também as empresas que corrompem, e não só quem recebe a propina.

Nesse novo contexto, o compliance ganhou cada vez mais espaço, pois tornou-se elemento obrigatório para as empresas que queiram continuar desenvolvendo as suas operações e se relacionando com o poder público. Entenda um pouco mais nesse post.

O que é compliance?

Compliance é o conjunto de normas, fluxos e procedimentos para assegurar o cumprimento da legislação e prevenção de riscos inerentes ou potenciais decorrentes dos negócios.

Qual a importância dele para a sua empresa?

Dependendo do seu tipo de relacionamento, o compliance é mandatório. Algumas leis estaduais preveem programas de compliance se você faz negócio com o poder público. É o caso do Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul, por exemplo. Para as demais empresas, é importante conhecer os seus riscos e dar endereçamento a eles por meio de programa de compliance. Ou seja, a importância do programa é mitigar os riscos para que esses não se materializem e tenham impacto negativo no seu negócio.

Quando a empresa deve implantar?

De preferência na abertura dela. Mas, se ela não tem, que seja o mais rápido possível. Isso porque todo e qualquer negócio está sujeito a riscos e impactos externos e internos. E o programa de compliance dele é a ferramenta hábil para prevenir que isso aconteça. É justamente esse retrato dos riscos, dos problemas e do encaminhamento deles que o programa de compliance visa endereçar. Se a empresa tem interesse em atuar em um mercado regulado ou fazer negócio com o poder público, é extremamente importante que ela tenha o programa. Isso vai ser determinante e poderá ser vista com bons olhos por esses parceiros de negócio. O mesmo acontecerá se a empresa busca negociar com parceiros com programa estruturado. Muito provavelmente ele irá demandar que ela tenha um nível de governança mínimo.

Quais as atenções, no entanto deve haver na hora de implantar um na empresa?

A principal atenção que uma empresa precisa ter na hora de instituir um programa de compliance é ter o cuidado para que esse programa não fique apenas no papel. Ou seja, na hora que você vai fazer um programa de compliance, um código de conduta, um código de ética, você tem que ter muito cuidado se isso está compatível com a sua estrutura, com as suas atividades e com a localização geográfica de seus negócios. Isso para que o seu programa não fique apenas no discurso e seja visto como uma iniciativa para “inglês ver”.

E o que é mais importante na hora de implementar um programa de compliance é fazer uma avaliação do seu perfil e dos riscos. Assim, tudo o que você propor a fazer terá efetividade e não será só um documento de gaveta. Se ele for considerado só um papel, poderá até trazer prejuízos em uma eventual defesa caso o risco venha a se materializar. Então é importante que a empresa tenha um programa estruturado e que seja efetivamente praticado, conhecido, treinado. Esse é o principal cuidado que as empresas precisam ter.

É necessário um profissional de compliance para implantá-lo na empresa?

Não é impossível ter um programa de compliance sem ter um profissional 100% dedicado. Só que, segundo as orientações do governo que constam no manual da Controladoria Geral da União, do Ministério da Transparência, com instruções para a constituição de programas de compliance, a empresa precisa ter uma instância dedicada ao compliance, com orçamento separado e com equipe dotada de independência. O profissional não pode ter nenhum conflito de interesse. Isso não inviabiliza você de ter um programa de compliance gerido pelo departamento jurídico ou com uma área de auditoria e risco ou governança. Se a empresa tem uma pessoa que conhece as normas, as leis, tem boa noção de gerenciamento de risco, essa pessoa pode muito bem assumir o papel de gestor do programa de compliance sem você necessariamente ter uma estrutura separada para isso. Agora, como prática de excelência de mercado, é recomendável que você tenha uma estrutura separada.

A empresa precisa de uma equipe direcionada para esse assunto?

O perfil do compliance é um perfil diferenciado. Precisa de equipe com autonomia para lidar com questões confidenciais, sensíveis, e nem sempre poderá ser feito de forma compatível com outras áreas da empresa sem que aja conflito ou comprometimento da lisura dos processos. Idealmente uma área apartada e autônoma é melhor, porém isso não inviabiliza que a empresa tenha uma estrutura mínima gerida por um profissional que tenha qualificação necessária.

Qual a principal barreira na hora da sua implantação?

A principal barreira para implantar um programa de compliance é a resistência a ele. Quando a gente fala de compliance, programa, fluxo e boas práticas, muita gente tem uma conotação negativa e acredita que isso vai engessar a companhia. Pensa que o compliance vai tumultuar o dia a dia e complicar fluxos que já funcionam muito bem. Então, o desafio é mostrar que o compliance vem para agregar ao processo, para melhorar a eficiência da empresa, reduzir custos e reverter em benefício para a imagem da empresa. Você terá uma companhia que demonstra transparência e lisura. É muito importante que a barreira cultural de que o compliance é burocracia seja superada. O compliance não deve ser visto internamente como burocracia e sim como instrumento para promover eficiência. É sabido que todo processo de cultura é demorado, requer estratégia de comunicação e poderá encontrar pessoas resistentes no percurso, mas se a estratégia aplicada for correta e a empresa conseguir agregar valor a iniciativa, as pessoas assimilarão bem melhor.

É caro implantar um compliance em uma empresa?

O custo para implementar um programa de compliance vai depender muito do tamanho, da estrutura e dos riscos que a empresa está sujeito. O caro ou o barato poderá ser avaliado após identificar o que precisa ser feito. Agora, muitas das iniciativas para disseminar a cultura do certo, de boas práticas em relação a parceiros de negócios, boas práticas em relação a administração pública, da interação com o agente público, são medidas relativamente sem custo. Isso será determinado pela estratégia da área responsável pelo programa de compliance e, eventualmente, por áreas que possam se engajar nesse processo de disseminação e treinamento, como RH ou marketing. Nem sempre será necessário comprar uma ferramenta ou soluções que estejam fora da empresa.  

O que a empresa deve levar em consideração na hora de implantar um compliance?

Na hora de implantar o programa de compliance é importante fazer uma análise do perfil de minha localização, quais são os meus riscos, como é a minha interação com órgão público, se eu faço pagamentos para terceiros. É preciso responder se eu uso intermediários, despachantes, se tenho pessoas que possam me representar usando o meu nome. Se eventualmente eu não tenho a gestão com a rédea mais curta, quais podem ser os meus problemas, o quão pulverizado eu estou? Isso é importante para você entender qual será a melhor estrutura a ser implementada para atender as suas necessidades. É preciso entender ainda que é um processo interno e contínuo. Há empresas que fazem campanha, promovem o dia do compliance. São iniciativas salutares, mas você precisa entender que o compliance é um processo perene. É um processo que tem que estar em constante avaliação. E preciso entender que os riscos do meu negócio podem mudar se eu abrir uma nova frente de atuação ou lançar um novo produto. Se antes eu não fazia negócio com órgão público e agora faço, meus riscos serão outros. Então o importante é entender que é um processo contínuo, um processo contínuo de avaliação, monitoramento, de testes de efetividade para ver se o que eu tenho dentro de casa é suficiente e adequado a minha situação, aos meus negócios e aos meus riscos.

É importante falar que o programa de compliance tem que ter meios para se tornar contrato e efetivo. É muito importante ter um canal de report, um canal de denúncia, um canal de apoio as dúvidas que possam surgir. É necessário ter um canal de comunicação entre as pessoas que são os destinatários desse programa, tanto os colaboradores quanto os terceiros, para que eventualmente eles reportem irregularidades que possam ter passado pelo seu controle e que serão administradas quando chegam por esses canais.

Por fim, é importante o apoio irrestrito da alta gestão. O comprometimento dela em relação ao programa porque eles são a cara da empresa. Se o seu diretor não faz, seu chefe não faz, imagina o exemplo que ele está dando. O engajamento de todos é muito importante para o sucesso de um programa de compliance.

Fonte:
Livia Cunha Fabo, advogada e a head de compliance do Martinelli Advogados

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